No ritmo alucinante do mundo moderno, ser
produtivo é mais do que necessário; é essencial. Mas fazer tudo o que você tem que fazer em menos tempo – para ver se sobra algum pra você – é uma arte complicada de se dominar. Ainda mais se você se prender a velhos mitos que, ao invés de te ajudar, são contraprodutivos. Confira 7 erros comuns no que se trata de
produtividade, e aprenda a
otimizar seu valioso tempo:
Mito 1: é preciso acordar cedo pra ser produtivo
O mito de que você pode milagrosamente resolver todos seus problemas de produtividade forçando-se a acordar cedo é antigo. Tudo começou quando o biólogo Christopher Randler publicou um estudo que apontava que quem cedo madruga é realmente mais produtivo. Claro que a conclusão criou vida própria e tem rodado por aí desde então.
O problema é que, na realidade, o biólogo apenas concluiu que as pessoas que acordam cedo têm geralmente uma atitude mais pró-ativa, e, portanto, estão dispostas a produzir mais ao longo do dia. Seus resultados podem ser facilmente explicados por considerar como a maioria de nós é socializada a acreditar que acordar cedo equivale a ter um dia inteiro para resolver tudo que precisamos.
Um estudo publicado em 2011 na revista Thinking & Reasoning aponta o que realmente devemos nos lembrar: que a chave para ser produtivo e criativo (que o estudo divide em dois tipos diferentes de atividade) é trabalhar nas horas que são melhores para você.
Se você gosta de acordar cedo (ou é forçado a tanto por causa do seu trabalho), tome conta de suas tarefas mais difíceis e problemáticas primeiro, quando você é mais produtivo. Em seguida, na parte da tarde, é hora de desacelerar e passar o tempo tendo ideias e sendo criativo. O inverso aplica-se a quem prefere acordar tarde ou pessoas que trabalham melhor à tarde ou à noite.
Simplificando, você terá mais tempo se você se levantar cedo ou trabalhar até mais tarde, quando ninguém está por perto para distraí-lo, mas isso não significa necessariamente que tal coisa vá torná-lo mais produtivo.
Mito 2: é preciso ter força de vontade e esforçar-se para conseguir fazer tudo
Outro mito de produtividade popular é que a melhor maneira de resolver tudo é com esforço e boa vontade. A verdade é exatamente o contrário: um estudo antigo (de 1972), publicado Journal of Personality and Social Psychology, desmascarou essa ideia há muito tempo, afirmando que força de vontade é limitada, e que devemos usá-la com sabedoria.
Forçar a barra ou querer abraçar o mundo é contraprodutivo. Em vez disso, você deve trocar de marcha e fazer outra coisa. É importante
fazer pausas, para desengatar completamente e dar-se uma oportunidade de recarregar as energias. Infelizmente, a maioria dos ambientes de trabalho não são muito favoráveis a isso, mas não é impossível trabalhar em um projeto paralelo por um tempo, ou apenas sair do escritório e dar um passeio antes de voltar para o que estava fazendo.
Um estudo de 2009 feito pela Sociedade de Gestão de Recursos Humanos e publicado na Harvard Business Review levou a ideia um passo adiante, e propôs tornar a “pausa para ficar longe do escritório” obrigatória para os empregados, por causa dos ganhos de produtividade que ela oferece.
Mito 3: telas múltiplas ajudam com a produtividade
Uma série de artigos há vários anos empurrou a ideia de que vários monitores nos tornam mais produtivos. Porém, esses estudos, em sua maioria, foram conduzidos como estratégias de marketing de empresas como Apple e Microsoft, que tinham interesse em vender mais monitores.
A verdade é que, geralmente, várias telas só aumentam a produtividade de pessoas que precisam de delimitação entre (vários) aplicativos em execução, janelas ou espaços de trabalho. O ideal aqui é ver se esse é seu caso, se realmente funciona para você, e daí fazer um investimento.
Nicholas Carr e Clay Johnson são dois autores que já propuseram que a internet está mudando a nossa forma de pensar e absorver a informação, com a terrível consequência de que aprendemos pouco, dependendo dela para qualquer pesquisa em vez de pensar criticamente – além de sermos bombardeados com mais dados do que nos é útil.
Embora haja verdade nisso, precisamos saber diferenciar algumas coisas. Um estudo de 2011 da Universidade Columbia publicado na revista Science examinou os efeitos do Google na memória e concluiu que, sim, muitos de nós escolhem pesquisar informações ao invés de lembrá-las. O que o estudo não faz é concluir sobre o que isso significa para a inteligência humana.
O mito aqui reside na interpretação de dados científicos, e não nos dados em si. Quando convidado a recordar a velocidade do som, Albert Einstein explicou que, grosso modo, não guardava tais informações em sua mente, pois ela era facilmente disponível em livros. A internet funciona da mesma maneira. Só temos que aprender a ter cuidado com as informações que devemos memorizar, e as que não precisamos, porque sabemos que podemos acessar a qualquer momento. A desvantagem é que, quando fazemos isso, recebemos mais do que precisamos. Mais uma vez, cabe a nós a gerir essa “
sobrecargade informação”, em vez de jogar fora uma ferramenta valiosa por causa de uma “receita de produtividade”.
Mito 5: você só será produtivo se trabalhar em um escritório
O trabalho remoto vem ganhando muito espaço, no entanto, o mito do escritório ainda persiste, especialmente nas mentes dos gerentes e funcionários de RH que ainda acreditam que se não podem ver seus funcionários, eles não vão trabalhar direito.
Felizmente, a ciência está do nosso lado. Pesquisadores da Universidade de Stanford analisaram 500 funcionários de uma agência de viagens na China, com mais de 12.000 empregados no total, e, mesmo depois de algumas semanas, os funcionários que estavam trabalhando
a partir de casa mostraram sinais definitivos de aumento de produtividade.
Outro estudo, publicado na edição de dezembro de 2012 do Journal of Consumer Research tem uma abordagem diferente, e observa que o ruído leve, como o barulho ambiente de um café, nos torna mais produtivos. Já muito ruído, como o furor de um escritório lotado, por exemplo, pode ser um assassino de produtividade. Trabalhar a partir de casa ou em um espaço público levemente movimentado pode fazer maravilhas para nossa produtividade.
Claro que aqui vale a mesma coisa do mito 1: cada um tem que pensar no que funciona melhor para si mesmo. Trabalhar a partir de casa tem seus próprios desafios, mas muitas vezes os benefícios superam as desvantagens. Se você trabalha melhor em escritório, vá até um todos os dias. Mas se você tem disciplina, gosta de trabalhar ou simplesmente
trabalha melhor em casa, convença seu chefe a deixá-lo tentar.
Mito 6: classificação e organização é a solução para sobrecarga de e-mail
Passar o dia todo ordenando e organizando seu e-mail em pastas pode ser uma maneira de se “achar”, mas isso não é realmente ser produtivo, é? Lembre-se: o objetivo de qualquer método de produtividade é dar-lhe mais tempo para fazer as coisas que você precisa fazer, não lhe ocupar por horas em nome da produtividade.
Além do mais, um estudo da Universidade da Califórnia em Santa Cruz concluiu que arquivar mensagens pode na verdade torná-las mais difíceis de encontrar, e, mais importante, desperdiçar nosso precioso tempo.
O estudo observou que era simplesmente mais eficiente pesquisar quando uma mensagem fosse necessária do que percorrer pastas, e, em seguida, percorrer as mensagens desta pasta. A conclusão é que métodos de acesso oportunistas são os melhores para recuperar e-mails que você precisa, porque te dão mais chances de encontrar o ponto exato que você está procurando.
Reduza o volume de e-mail que você recebe cancelando assinaturas de “porcarias”, automatize e filtre tudo o que for possível, organize manualmente pequenas coisas que precisam de um toque pessoal, e arquive/apague todo o resto.
Dessa forma, você obtém o melhor dos dois mundos: uma caixa de entrada limpa e organizada, que te ajuda a resolver o que você precisa rapidamente e, se você quiser encontrar alguma coisa, uma breve pesquisa pode ser a solução.
Mito 7: [tal método de produtividade] funciona sempre e o deixará mais produtivo
Não há um estudo que desbanque esse mito, mas com um pouco de lógica podemos concluir que, embora haja uma técnica de produtividade que funcione para todos, essa técnica não é sempre a mesma.
Isso já foi dito, mas é importante destacar: cada um tem que procurar aquilo que melhor funciona para si no quesito produtividade. Existem alguns métodos famosos de produtividade, como A Técnica
Pomodoro,
GTD e
Personal Kanban. Você pode testá-los, misturá-los ou criar seu próprio método. No final do dia, o método de produtividade que funciona para você é o que você deve realmente usar.
A coisa mais importante a se lembrar é que o seu método de produtividade deve poupar tempo e energia para que você possa se concentrar na tarefa em mãos. Se você gastar mais tempo organizando do que fazendo a coisa que você está organizando, você está perdendo tempo.
Produtividade é sobre trabalhar o suficiente para que você possa parar de trabalhar e fazer as coisas que você quer fazer, não passar o dia todo mudando documentos de uma caixa para outra.[
LifeHacker]
Natasha Romanzoti tem 23 anos, é jornalista, apaixonada por futebol (e corinthiana!) e livros de suspense, viciada em séries e doces e escritora nas horas vagas.
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